Política de tratamiento de datos personales

Versión 1.0 (borrador). Los campos resaltados se completan con los datos de la empresa y la revisión del abogado antes de la publicación oficial.

1. Identificación del responsable

El responsable del tratamiento es la empresa que opera la marca RedHábitat · Soluciones Integrales:

Dato	Valor
Razón social	[Razón social]
NIT	[NIT]
Matrícula de arrendador	[N.º y alcaldía que la expidió]
Domicilio y dirección	[Dirección, ciudad]
Correo para datos personales	[correo@dominio]
Teléfono	[Teléfono]
Página web	[URL donde se publica esta política]
Área que atiende consultas y reclamos	[Nombre del área o cargo] (en adelante, el Oficial de Protección de Datos)

2. Objeto, alcance y marco normativo

Esta política aplica a toda base de datos, física o digital, que RedHábitat trate como responsable, y obliga a sus empleados, contratistas y encargados. Cubre la intermediación, administración y arrendamiento de inmuebles, y la gestión interna de la empresa.

Norma	Tema
Constitución Política, artículos 15 y 20	Intimidad, buen nombre y hábeas data
Ley Estatutaria 1581 de 2012	Régimen general de protección de datos personales
Decreto 1074 de 2015, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26	Reglamento de la Ley 1581 (compiló los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014)
Decreto 090 de 2018	Quiénes deben inscribir bases de datos en el RNBD
Ley Estatutaria 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021	Hábeas data financiero y centrales de riesgo
Ley 2300 de 2023	Canales, horarios y frecuencia de contacto para cobranza y publicidad
Ley 820 de 2003 y Decreto 51 de 2004	Arrendamiento de vivienda urbana y matrícula de arrendador
Circular Básica Jurídica de Supersociedades, Capítulo X	Prevención de LA/FT/FPADM (SAGRILAFT)
Ley 527 de 1999 y Decreto 2364 de 2012	Mensajes de datos y firma electrónica
Circular Externa SIC 005 de 2017	Países con nivel adecuado de protección para transferencias

3. Definiciones

Las definiciones siguen el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil o el nombre que consta en registros públicos.
• Dato semiprivado: dato cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto grupo, como la información financiera y crediticia.
• Dato privado: dato que solo es relevante para el titular, como sus ingresos o sus datos de contacto personales.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los biométricos (huella), la salud o el origen étnico.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En esta política, RedHábitat.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable, como una afianzadora o un proveedor de nube.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular sobre esta política y las finalidades del tratamiento.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

4. Principios del tratamiento

RedHábitat aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 de esta forma:

Principio	Cómo se aplica en RedHábitat
Legalidad	Todo tratamiento se ajusta a la ley y a esta política.
Finalidad	Los datos se usan solo para las finalidades de la sección 6, informadas al titular.
Libertad	Se tratan datos solo con autorización, salvo las excepciones legales.
Veracidad o calidad	Se verifican con soportes y se corrigen cuando el titular lo pide.
Transparencia	El titular puede saber en cualquier momento qué datos suyos se tienen.
Acceso y circulación restringida	Solo acceden las personas que los necesitan para su función; no se publican en internet salvo control de acceso.
Seguridad	Se aplican las medidas de la sección 17.
Confidencialidad	Empleados y contratistas guardan reserva, incluso después de terminar su vínculo.
Necesidad (Decreto 1074 de 2015)	Solo se piden los datos útiles para cada finalidad. Por eso se retiró, por ejemplo, el nivel educativo del formulario de solicitud.

5. Titulares y datos que se tratan

RedHábitat trata datos de nueve grupos de titulares. Los formularios RH-FO-ARR-01 (solicitud) y RH-FO-INV-01 (inventario) son las principales fuentes de recolección.

Titular	Datos que se tratan	Fuente
Solicitantes y arrendatarios	Identificación, contacto, residencia, empleo, ingresos y egresos, patrimonio, información tributaria, condición PEP, historial crediticio, firma y, si lo autoriza, huella	Formulario de solicitud, documentos anexos, centrales de riesgo
Deudores solidarios	Los mismos del arrendatario	Formulario de solicitud propio
Cónyuges o compañeros permanentes	Nombre, documento, celular, ocupación, empresa e ingreso	Suministrados por el solicitante
Referencias familiares, personales y comerciales	Nombre, relación, teléfono y ciudad	Suministrados por el solicitante
Arrendadores anteriores	Nombre y teléfono	Suministrados por el solicitante
Propietarios (mandantes)	Identificación, contacto, datos del inmueble, matrícula inmobiliaria, cuenta para pagos de canon, persona de contacto en caso de fallecimiento	Contrato de gestión integral
Personas en inventarios	Nombre, documento, contacto y firma; cuentas de servicios públicos; fotos y videos del inmueble	Formulario de inventario
Empleados, contratistas y técnicos	Datos laborales, de seguridad social y de contacto	Procesos de vinculación
Proveedores	Datos de contacto y facturación	Relación comercial

De los menores de edad que ocuparán un inmueble solo se registra el número. No se piden números de cuentas bancarias ni de tarjetas en los formularios de solicitud.

6. Finalidades del tratamiento

Cada grupo de titulares tiene finalidades propias. Ningún dato se usará para una finalidad distinta sin nueva autorización.

Solicitantes, arrendatarios y deudores solidarios

1. Recibir, evaluar y verificar la solicitud de arrendamiento.
2. Validar identidad, empleo, ingresos y referencias.
3. Remitir la información a la afianzadora o aseguradora y al propietario del inmueble para el estudio.
4. Consultar y reportar ante centrales de riesgo, con la autorización de la sección 13.
5. Elaborar, ejecutar y administrar el contrato: facturación, recaudo, cobranza, notificaciones, renovaciones y terminación.
6. Realizar inventarios de entrega, inspecciones y restitución del inmueble.
7. Gestionar las órdenes de servicio del Programa de Mantenimiento Locativo.
8. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de prevención de LA/FT/FPADM.
9. Atender peticiones, quejas, reclamos y procesos judiciales o de conciliación.
10. Grabar llamadas de verificación y gestión, solo si el titular lo autorizó.
11. Enviar información comercial y de nuevos inmuebles, solo si el titular lo autorizó (opcional y revocable).

Cónyuges, referencias y arrendadores anteriores

1. Verificar la información de la solicitud. Nunca se contactan para cobranza.

Propietarios

1. Celebrar y ejecutar el contrato de gestión integral o de corretaje.
2. Pagar cánones, rendir cuentas y emitir certificados.
3. Coordinar mantenimiento, inventarios y novedades del inmueble.
4. Cumplir obligaciones tributarias, como retenciones y reportes de información exógena.
5. Avisar a la persona de contacto en caso de fallecimiento del propietario.

Empleados, contratistas, técnicos y proveedores

1. Gestionar la relación laboral o contractual, pagos, seguridad social y obligaciones legales.

7. Datos sensibles y datos de menores

RedHábitat solo trata un dato sensible por regla general: la huella dactilar, y únicamente si el titular lo autoriza de forma expresa y separada.

• El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos (artículo 6 de la Ley 1581 y Decreto 1074 de 2015). Su negativa no impide el estudio ni el contrato.
• La huella se usa solo para verificar identidad y firma. No se crean bases de datos biométricas aparte del documento firmado.
• No se piden datos de salud, origen étnico, religión, orientación sexual ni afiliación política. Si un titular los entrega por su cuenta (por ejemplo, una condición de discapacidad para pedir ajustes en el inmueble), se usan solo para ese fin y con reserva.
• Las fotos y videos de inventarios y órdenes de servicio no deben captar personas. Si una persona aparece, su imagen se trata como dato sensible y solo como soporte del estado del inmueble (sección 16).
• Menores de edad: solo se registra cuántos ocuparán el inmueble. No se recolectan sus nombres, documentos ni imágenes. Cualquier dato de menores respeta su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581).

8. Autorización del titular

RedHábitat obtiene la autorización antes de recolectar los datos, por escrito, de forma física o electrónica, y conserva la prueba durante todo el tratamiento.

• Medios válidos: firma del formulario con las casillas marcadas, firma electrónica en plataforma con trazabilidad (Ley 527 de 1999), o una conducta inequívoca del titular que permita concluir que autorizó.
• Autorizaciones separadas: tratamiento general (necesaria para el estudio), centrales de riesgo, huella, grabación de llamadas, información comercial y canales de contacto. Cada una se marca por aparte; las opcionales pueden negarse sin consecuencias.
• Datos de terceros: el solicitante declara que su cónyuge y sus referencias aceptaron dar sus datos, y el propietario declara que informó a su persona de contacto. Además, al contactarlos, RedHábitat les informa quién llama, de dónde salió su dato y para qué se usa.
• Sin autorización: solo se tratan datos en los casos del artículo 10 de la Ley 1581: datos públicos, orden judicial o administrativa, urgencia médica, fines históricos o estadísticos, y registro civil.
• Revocatoria: el titular puede revocar la autorización en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual de conservar los datos, como durante la vigencia del contrato de arrendamiento.

9. Derechos de los titulares

Todo titular tiene los derechos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, que puede ejercer gratis a través de los canales de la sección 1:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos, incluso los parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
2. Pedir prueba de la autorización que otorgó.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante RedHábitat.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios y derechos legales, y no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratis a sus datos, al menos una vez al mes y cada vez que la política cambie de forma sustancial.

Pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro (Decreto 1074 de 2015).

10. Deberes de RedHábitat y de los encargados

Como responsable, RedHábitat cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581. En la práctica, se compromete a:

• Garantizar al titular el ejercicio de sus derechos y conservar la prueba de cada autorización.
• Informar al titular, al recolectar sus datos, la finalidad y sus derechos.
• Proteger los datos contra pérdida, consulta o uso no autorizado.
• Mantener los datos exactos y actualizados, y corregirlos cuando corresponda.
• Entregar a los encargados solo los datos autorizados y exigirles seguridad y confidencialidad.
• Tramitar consultas y reclamos en los plazos de la sección 11.
• Marcar en la base de datos los registros con reclamo en trámite ("reclamo en trámite") y los que estén en discusión judicial ("información en discusión judicial").
• Informar a la SIC los incidentes de seguridad dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección, a través del RNBD si la empresa está inscrita, y cumplir sus instrucciones.
• Capacitar a empleados y contratistas en esta política.

Los encargados (afianzadoras, proveedores de nube, CRM, firma electrónica, técnicos del programa de mantenimiento, contadores externos) cumplen los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 y los de su contrato de transmisión (sección 12).

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles, contados desde el día siguiente a su recibo.

	Consulta (artículo 14, Ley 1581)	Reclamo (artículo 15, Ley 1581)
Para qué sirve	Conocer qué datos tiene RedHábitat y cómo los usa	Corregir, actualizar, suprimir datos, revocar la autorización o denunciar un incumplimiento
Cómo se presenta	Correo o escrito físico a los canales de la sección 1	Correo o escrito con nombre, documento, descripción de los hechos, dirección de respuesta y soportes
Plazo de respuesta	10 días hábiles	15 días hábiles
Prórroga	Hasta 5 días hábiles más, avisando el motivo antes del vencimiento	Hasta 8 días hábiles más, avisando el motivo antes del vencimiento
Si está incompleto	No aplica	Se pide completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entiende desistido
Marca en la base	No aplica	"Reclamo en trámite" dentro de los 2 días hábiles siguientes, hasta que se decida

El Oficial de Protección de Datos verifica la identidad de quien pide, registra la solicitud con fecha de recibo y responde por el mismo medio. Antes de acudir a la SIC, el titular debe agotar este trámite (artículo 16 de la Ley 1581). Si un reclamo llega a quien no es competente dentro de la empresa, se traslada al Oficial en máximo 2 días hábiles y se informa al titular.

12. Transmisión y transferencia de datos

RedHábitat comparte datos solo con quienes los necesitan para las finalidades autorizadas y bajo contrato escrito.

Destinatario	Tipo	Para qué	Ubicación de los datos
Afianzadora o aseguradora de arrendamientos	Transferencia (es responsable de su propio estudio)	Estudio de riesgo y garantía del canon	Colombia
Propietario del inmueble	Transferencia limitada	Decidir sobre la solicitud y el contrato	Colombia
Técnicos del Programa de Mantenimiento	Transmisión	Atender órdenes de servicio (solo nombre, teléfono y dirección del caso)	Colombia
Proveedores de nube, correo y mensajería [listar: Google, Microsoft, WhatsApp, etc.]	Transmisión	Almacenar y comunicar	Puede ser fuera de Colombia
Sistema de gestión inmobiliaria (CRM)	Transmisión	Administrar inmuebles, clientes y contratos	[Confirmar ubicación del servidor]
Plataforma de firma electrónica	Transmisión	Firmar formularios y contratos	[Confirmar]
Contador externo y asesores legales	Transmisión	Contabilidad, impuestos y defensa jurídica	Colombia
Autoridades	Entrega por mandato legal	Requerimientos judiciales, tributarios o de la UIAF	Colombia

Transmisión: cada encargado firma un contrato de transmisión con el alcance, las actividades y las obligaciones de seguridad y confidencialidad (artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015).

Fuera de Colombia: solo se envían datos a países con nivel adecuado de protección según la SIC, o a proveedores que ofrezcan garantías contractuales equivalentes. En los demás casos se requiere autorización expresa del titular, que los formularios ya incluyen (artículo 26 de la Ley 1581).

13. Información financiera y centrales de riesgo

La información financiera y crediticia se rige además por la Ley 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021.

• Solo se consulta a operadores de información (como DataCrédito Experian y TransUnion) con autorización previa, expresa e informada del titular, con iniciales junto a la casilla del formulario.
• La consulta sirve únicamente para evaluar el riesgo del arrendamiento solicitado, nunca para decisiones laborales ni otros fines. La sola consulta no disminuye la calificación del titular.
• Un reporte negativo solo procede si RedHábitat o la afianzadora tienen convenio con un operador, y siempre con comunicación previa al titular de al menos 20 días calendario, a la dirección o correo registrados.
• La permanencia del dato negativo se rige por el artículo 13 de la Ley 1266. Cuando la obligación se paga, se actualiza el reporte en los plazos legales.
• Si se niega una solicitud por información de centrales, el titular puede pedir que se le indique qué información se usó y corregirla ante la fuente u operador.
• No se consulta ni reporta a los propietarios en centrales de riesgo.

14. Canales de contacto, publicidad y cobranza

RedHábitat contacta a los titulares solo por los canales que cada uno autorizó en su formulario (llamada, WhatsApp, SMS, correo o correspondencia física), conforme a la Ley 2300 de 2023.

Regla	Aplicación
Horario	Lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. Nunca domingos ni festivos.
Frecuencia en cobranza	Una vez establecido contacto, no más de un contacto por día ni varios canales en la misma semana.
Referencias personales	Nunca se contactan para cobranza.
Deudores solidarios	Se contactan en las mismas condiciones que el arrendatario.
Publicidad	Solo con la autorización opcional de información comercial. El titular puede retirarla en cualquier momento por los canales de la sección 1.
Cambio de canales	El titular puede cambiar sus canales autorizados por escrito en cualquier momento.

No se aplican estas restricciones a comunicaciones que el titular mismo solicite.

15. Prevención de LA/FT/FPADM

RedHábitat verifica a sus clientes para prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la proliferación de armas, sea que esté obligada al SAGRILAFT o lo aplique como buena práctica [confirmar con el contador si la empresa está obligada según el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de Supersociedades].

• Se piden los datos de conocimiento del cliente: identificación, nacionalidad, actividad económica, origen de fondos y condición de Persona Expuesta Políticamente (PEP).
• Se consultan listas restrictivas nacionales e internacionales (como OFAC y las del Consejo de Seguridad de la ONU) con la autorización del titular.
• En la venta de inmuebles se revisa tanto al vendedor como al comprador.
• Si un titular aparece en una lista, RedHábitat puede abstenerse de continuar el proceso.
• Las operaciones sospechosas se reportan a la UIAF cuando la ley lo exija, sin informar al titular, como manda la norma.
• Los soportes de conocimiento del cliente se conservan por el término que fije la regulación aplicable.

16. Registro fotográfico, video e inspecciones de inmuebles

Las fotos y videos de inventarios y órdenes de servicio documentan el estado del inmueble, no a las personas. Se toman con fecha y hora, se numeran según el formulario RH-FO-INV-01 y forman parte del inventario.

• Se toman sin captar personas, documentos ni objetos personales. Si aparecen, no se publican y se usan solo como soporte del estado del inmueble.
• Las fotos y videos para publicar un inmueble en portales o redes se toman con el inmueble desocupado o sin elementos personales, con autorización del propietario.
• Las inspecciones durante el contrato se avisan al arrendatario con al menos dos días hábiles de anticipación y se hacen en horario acordado, respetando la intimidad del domicilio.
• El registro se guarda en una carpeta de acceso restringido, identificada con el código del inmueble y el número del contrato.
• Las lecturas de medidores y los números de cuenta de servicios públicos se usan solo para liquidar consumos y verificar pagos.

17. Seguridad de la información

RedHábitat aplica medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al tamaño de la empresa y al tipo de datos.

Medida	Descripción
Acceso por roles	Cada usuario del sistema de gestión ve solo lo que su cargo necesita. Las cuentas son personales, con contraseña robusta y verificación en dos pasos.
Documentos físicos	Formularios y anexos se guardan en archivador con llave. Al vencer su conservación se destruyen con trituradora.
Copias de seguridad	Copia periódica de las bases y del registro fotográfico, con prueba de restauración [definir periodicidad].
Dispositivos	Equipos y celulares de trabajo con bloqueo de pantalla. No se guardan datos de clientes en dispositivos personales sin control.
WhatsApp y correo	Se usan cuentas de la empresa, no personales. No se reenvían documentos de clientes a terceros no autorizados.
Confidencialidad	Empleados, contratistas y técnicos firman acuerdo de confidencialidad y reciben capacitación al ingresar y una vez al año.
Retiro de personal	Se desactivan accesos el mismo día de la desvinculación.
Incidentes	Toda pérdida, robo o acceso indebido se reporta al Oficial de Protección de Datos, que evalúa, contiene, avisa a los titulares afectados cuando corresponda y reporta a la SIC.

18. Conservación y supresión

Los datos se conservan solo mientras sirvan a su finalidad o exista un deber legal de guardarlos. Después se suprimen de forma segura.

Información	Plazo de conservación	Base
Solicitudes no aprobadas o desistidas	6 meses desde la decisión; luego se suprimen, salvo la prueba de la autorización	Finalidad cumplida; formulario RH-FO-ARR-01 [confirmar plazo]
Contratos de arrendamiento, gestión y corretaje, con sus anexos e inventarios	Vigencia del contrato y 10 años más	Libros y papeles del comerciante (artículo 28, Ley 962 de 2005) y prescripción de acciones [validar con abogado]
Soportes contables y tributarios	10 años, o el término de firmeza de las declaraciones si es mayor	Ley 962 de 2005 y Estatuto Tributario
Soportes de conocimiento del cliente (LA/FT)	Mínimo 10 años	Capítulo X, Circular Básica Jurídica de Supersociedades, si aplica
Prueba de la autorización	Mientras se traten los datos y hasta que prescriban las acciones derivadas	Decreto 1074 de 2015
Base de información comercial	Hasta que el titular retire la autorización	Autorización opcional
Hojas de vida de candidatos no contratados	[Definir, se sugiere 1 año]	Finalidad cumplida

La supresión se hace por borrado seguro en sistemas y por destrucción física de documentos, y se deja constancia en un acta interna.

19. Registro Nacional de Bases de Datos

RedHábitat debe inscribir sus bases de datos en el RNBD de la SIC solo si es una sociedad o entidad sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT, o una entidad pública (Decreto 090 de 2018) [confirmar activos con el contador].

Aunque no esté obligada, mantiene un inventario interno de sus bases: solicitantes y arrendatarios, propietarios, inmuebles e inventarios, órdenes de mantenimiento, información comercial, empleados y proveedores. Para cada una registra la finalidad, el área responsable, la ubicación, los encargados y el plazo de conservación. Si llega a estar obligada, inscribe las bases y reporta los incidentes y reclamos a través del RNBD.

20. Vigencia, modificaciones y publicación

Esta política rige desde [fecha de aprobación] y se mantiene mientras RedHábitat trate datos personales.

• Se publica en [página web], en la oficina y en los formularios que recolectan datos.
• Los cambios sustanciales (nuevas finalidades, nuevos encargados, cambio de responsable) se comunican a los titulares antes de aplicarse, por los canales que autorizaron. Si cambia la finalidad, se pide nueva autorización.
• Se revisa al menos una vez al año, y cada vez que cambie la ley o los formularios.

Versión	Fecha	Cambio	Aprobó
1.0	[fecha]	Versión inicial, alineada con los formularios RH-FO-ARR-01 v2.1 y RH-FO-INV-01 v2.0 y los contratos v2027.1	[Nombre y cargo]

Anexo: aviso de privacidad

Este texto corto va en la página web, en la oficina, en mensajes de WhatsApp de captación y en cualquier formato que recolecte datos sin traer la autorización completa (artículo 2.2.2.25.3.3 del Decreto 1074 de 2015).

Aviso de privacidad – RedHábitat

[Razón social], NIT [ ], con domicilio en [dirección, ciudad], es responsable del tratamiento de los datos personales que usted nos entrega. Los usamos para atender su solicitud de arrendamiento, venta o administración de inmuebles, verificar su información, consultar centrales de riesgo con su autorización, celebrar y administrar contratos, documentar el estado de los inmuebles, prestar el servicio de mantenimiento, cumplir obligaciones legales y, si usted lo autoriza, enviarle información comercial.

Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, pedir prueba de su autorización, revocarla y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. No está obligado a entregar datos sensibles. Escríbanos a [correo] o llame al [teléfono]. Consulte nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales en [página web].